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一、内控基本含义

内控基本内涵指的是企业内部控制的定义、目标、组成要素以及实施的重要性。具体来说：

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内部控制的定义：内部控制被定义为一套由公司的董事会、监事会、高级管理层以及全体员工共同实施的流程和政策。这些流程和政策旨在合理保证公司的合法合规运营、资产安全、财务报告的真实性和完整性，以及运营目标的实现。

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内部控制的目标：内部控制旨在实现以下目标：

确保企业运营符合法律法规和内部政策。

保障资产的安全，防止资产的非法使用或损失。

确保财务报告的准确性和完整性。

提升企业运营的效率和效果，实现企业的发展战略目标。

内部控制的组成要素：内部控制通常包括以下几个关键要素：

控制环境：包括企业文化、管理层的理念和经营风格。

风险评估：识别和分析影响企业运营目标实现的内外部风险。

控制活动：为应对这些风险而采取的各种政策和程序。

信息与沟通：确保信息在企业内部及时准确地传递。

监督：对内部控制系统的持续监督和定期评估，确保其有效性。

内部控制的实施重要性：内部控制的实施对企业至关重要，因为它有助于：

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预防和检测错误和舞弊行为。

提高企业决策的质量。

提升利益相关方对企业的信任度。

增强企业的市场竞争力。

二、采购业务流程关键控制点

采购业务流程的关键控制要点涉及了从采购计划的制定到供应商管理、合同签订、验收、付款等各个环节的内控措施。以下是一些主要的关键控制要点：

不相容职责分离：确保采购过程中的关键职责，如请购、审批、采购执行、验收和付款等，由不同的部门或人员负责，以防止权力过分集中和潜在的舞弊行为。

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编制采购计划：制定详尽的采购计划，明确采购需求，包括数量、规格、质量标准、预算等，以指导采购活动。

请购审批：请购需求需经过适当的审批流程，确保采购需求的合理性和必要性。

确定采购方式：根据采购项目的特点和公司的采购政策，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、询价或直接采购等。

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供应商选择与管理：对供应商进行严格的筛选、评估和定期绩效评价，确保供应商的质量和服务能够满足公司的要求。

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签订采购合同：与供应商签订明确的合同，规定产品或服务的质量、数量、价格、交付时间和其他关键条款。

管理供应过程：监控供应商的履约情况，确保按时交付符合要求的产品或服务。

验收：对收到的货物进行严格的质量检查和数量核对，确保与采购订单和合同要求一致。

付款/会计控制：在货物验收合格后，按照合同条款和公司内部的付款流程进行付款，并进行适当的会计处理。

供应商后评估：对供应商的整体表现进行评估，包括交货时间、产品质量、售后服务等，以决定是否继续合作或进行必要的调整。

预算控制：确保采购活动不超出预算限制，对超出预算的采购项目进行特别的审批。

运营分析控制：定期对采购流程进行运营分析，评估效率和效果，识别改进机会。

绩效考评控制：对采购部门和供应商的绩效进行评估，确保采购目标的实现。

三、采购人员关键管控事项

采购人员在执行其职责时，需要遵从并配合企业内部控制体系中的多项内控事项，以确保采购活动的合规性、效率和透明度。以下是采购人员应遵从及配合的一些关键内控事项：

遵守岗责体系：采购人员应根据明确的岗位职责说明开展工作，避免职能交叉、错位或缺失。

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遵循制度体系：理解和遵守公司发布的所有采购相关管理制度，如采购政策、供应商管理、合同管理等。

执行流程体系：按照公司规定的采购流程操作，包括使用OA、SAP等系统软件进行采购申请、合同审批、付款等流程。

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不相容职责分离：确保采购过程中的不相容职责（如请购、审批、采购执行、验收和付款）由不同的个人或部门执行。

参与内控评价：定期参与内部控制的自我评估和审计，以识别和改进内控缺陷。

配合缺陷整改：在内控评价中发现的任何缺陷，采购人员应配合制定整改措施，并按计划执行。

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持续改进：根据业务发展和市场变化，不断审视和优化采购流程和控制措施。

信息准确记录：确保所有采购活动的信息被准确和完整地记录，以便于追溯和审计。

预算和授权控制：在采购过程中严格遵守预算限制，并确保所有采购活动都获得了适当的授权。

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供应商管理：参与供应商的选择、评估和绩效监控，确保供应商的质量和服务符合公司要求。

合同合规性：确保所有采购合同的条款符合法律法规和公司政策，并在合同执行过程中监督遵守情况。

验收和付款控制：在货物或服务交付后，进行适当的验收，并根据合同条款和验收结果安排付款。

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风险管理：识别和管理采购过程中的潜在风险，如供应中断、价格波动等，并制定相应的应对策略。

培训和发展：定期参加有关采购、合同管理和内部控制的培训，以提升专业能力和对内控要求的理解。

沟通和报告：与内部审计、财务和其他相关部门保持沟通，及时报告任何异常情况或内控问题。

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